Caderno de encargos para ecommerce (parte I)

O sucesso de um projeto de ecommerce depende do caderno de encargos, também denominado como RFP (request for proposal). Quer saber o porquê desta afirmação? Conheça tudo neste blog post.

Um dos nossos primeiros artigos deste blog referia a importância do caderno de encargos no lançamento de um projeto online – Ecommerce: 5 questões a colocar na escolha da sua plataforma de vendas online. No entanto, não é apenas no lançamento. Todos os projetos de ecommerce, seja no lançamento ou na sua evolução, devem ter por base um RFP extenso e bem desenvolvido.
É comum cruzarmo-nos com projetos que já utilizaram três, quatro ou até cinco plataformas de ecommerce diferentes. Isto acontece devido à evolução natural dos projetos mas, acima de tudo, está relacionado com a falta de uma definição clara do que se pretende do projeto (tanto em termos de plataforma de ecommerce, como de equipa e objetivos de faturação).

Quando iniciamos a recolha de informação do que pretendemos que seja a nossa plataforma de vendas online devemos ter em consideração diversos fatores.

 

Enquadramento do negócio

Embora da sua parte consiga perceber totalmente o seu negócio e o seu funcionamento, é importante para quem vá apresentar uma proposta de serviços de desenvolvimento ou personalização de uma plataforma de ecommerce compreender totalmente o seu negócio. O prestador de serviços pode, inclusivamente, prestar-lhe apoio na identificação de necessidades para o seu projeto, caso o pretenda.

Seja bastante descritivo nesta parte para que se compreenda a tipologia de produtos a vender, o modelo de negócio, a sua concorrência e outros fatores que influenciam a tomada de decisão no seu projeto.

Objetivos de faturação a curto e a longo prazo

Esta é uma informação que não necessita de passar a potenciais parceiros tecnológicos mas que irá influenciar as suas decisões a curto e a longo prazo. Existirá um investimento inicial que terá de ser recuperado a médio/longo prazo para o qual deverá estar preparado.

Defina os seus objetivos de faturação a 1, 2 e 3 anos para que consiga também identificar o investimento que está disponível para fazer no seu projeto de vendas online.

 

Orçamento disponível para investir

É importante refletir sobre o orçamento disponível para a tecnologia, dado que é normalmente uma grande fatia do investimento a efetuar no negócio antes do seu lançamento. Além da tecnologia, deverá ter em consideração o investimento na equipa, infraestrutura necessária, investimento na compra/produção dos produtos, entre outros elementos necessários para identificar os seus custos.

 

Data para lançamento do projeto

A data é essencial para a avaliação dos potenciais parceiros. Dependendo das suas datas, os parceiros poderão ou não corresponder com os seus objetivos. Por outro lado, poderá optar por lançar em determinada data porque está alinhada com o ciclo de vida do seu produto ou mercado (as coleções de moda, por exemplo, são lançadas em datas específicas ou os perfumes que são mais vendidos em épocas festivas).

 

Equipa a disponibilizar para a gestão do projeto

Falámos da equipa necessária para a criação e desenvolvimento de um projeto de ecommerce no blog post Equipa para Gestão de projetos de eCommerce. Ao definir a equipa terá visibilidade sobre as suas necessidades em termos de plataforma porque conseguirá avaliar se pretende sistemas integrados (os quais evitam intervenção humana e maior número de recursos humanos) ou uma menor integração tecnológica (em que precisará de mais pessoas dedicadas ao projeto). O volume de negócios pretendido também influenciará esta decisão.

 

Necessidades de integração com plataformas (ERP, WMS, BI, ou outras)

Quanto mais integrado o sistema de ecommerce estiver com as plataformas de gestão (ERP), de gestão de armazém (WMS), Business Intelligence (BI) e gestão de clientes (CRM), menor a necessidade de recursos humanos a operacionalizar manualmente o projeto. Normalmente a integração – principalmente com ERP – é fundamental para evitar uma gestão manual de dados mestre dos artigos (produto e suas características), stocks e preços. Esta integração, grande parte das vezes, representa 50% do investimento na plataforma de ecommerce.

Número de produtos a disponibilizar e as suas variações (cores, tamanhos, etc)

Dependendo da tipologia de produtos, poderá necessitar de maior ou menor integração (mencionada anteriormente) mas também mostrar essas variações no layout do ecommerce. Quando o seu produto tem apenas um tamanho e cor é simples a sua visualização em site e compra pelo cliente. No entanto, quando se tratam de várias combinações (tamanhos, cores, matérias-primas, etc), as quais até poderão influenciar preços ou disponibilidade de datas para entrega, é fundamental que este fator esteja espelhado no caderno de encargos para avaliação de taxa de esforço de desenvolvimento ou adaptação pelo potencial parceiro tecnológico. O número de produtos define também a plataforma; muitos dos seus potenciais parceiros irão dizer-lhe que não existe constrangimentos nem limite nos produtos possíveis de colocar na plataforma, no entanto, pela nossa experiência, isso não é verdade. Existem limitações – depende da tecnologia que for escolhida.

Gestão de catálogos de produtos, preços e stocks – manual ou automatizada

Conforme mencionado acima, toda a informação referente aos produtos poderá ser automatizada via integração com o ERP ou colocada manualmente em backoffice. Por outro lado, a atualização de stocks e preços também poderá ser manual, sendo que correrá riscos elevados se o seu stock físico e real sofrer alterações e as mesmas não sejam espelhadas na plataforma para o cliente.

Quer saber mais sobre o desenvolvimento de um caderno de encargos para ecommerce? Não perca a segunda parte deste artigo onde terá os restantes pontos e uma checklist para download.

 

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